Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Mike Quade
Rua do Sobreirinho, Graça
3270-022, Portugal
E-Mail: info@lavaflow.eu

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

2. Überblick

LavaFlow ist eine Produktivitäts-App mit Team-Chat, Notizen, Aufgaben, Erinnerungen und KI-Agenten. Die Nutzung setzt ein Benutzerkonto voraus. Die überwiegende Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Servern von Hetzner Online GmbH in Deutschland. Einzelne Funktionen geben Daten — wie unten beschrieben — an externe Dienste weiter (insbesondere die optionale KI-Funktion an DeepSeek in China, siehe Abschnitt 5).

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, setzen keine Werbenetzwerke ein und verwenden keine Tracking-Cookies für Werbezwecke.

3. Kontodaten

Für die Registrierung und Anmeldung verarbeiten wir:

• Benutzername (Handle) und Anzeigename
• E-Mail-Adresse — für die Kontobestätigung und Kontaktaufnahme
• Passwort — ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert; das Passwort im Klartext ist uns zu keinem Zeitpunkt bekannt
• Spracheinstellung und optional Profilbild sowie Profilbeschreibung
• Rolle (z. B. Administrator, Kunde) und Zeitpunkt der letzten Aktivität

Bei der Registrierung senden wir eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse. Ein Konto wird erst nach Bestätigung dieser Adresse nutzbar.

4. Inhalte: Chats, Notizen, Aufgaben, Erinnerungen

Alle Inhalte, die Sie in LavaFlow anlegen, werden auf unserem Server gespeichert, damit sie geräteübergreifend verfügbar sind:

• Chat-Nachrichten in Räumen, Direktnachrichten und Agenten-Unterhaltungen, einschließlich Reaktionen, Anhängen, Bildern und Sprachnachrichten
• Notizen mit Text und hochgeladenen Bildern
• Aufgaben mit Projekten, Kommentaren, Abhängigkeiten und Dateianhängen
• Erinnerungen mit Fälligkeitszeitpunkt, Wiederholung und Notiztext
• Organisationen und Ihre Mitgliedschaften darin

Verschlüsselung im Ruhezustand

Die Inhalte von Chats, Notizen, Aufgaben und Erinnerungen werden serverseitig mit AES-256-GCM verschlüsselt abgelegt. Für jeden Bereich kommt ein eigener Schlüssel zum Einsatz, damit die Offenlegung eines Schlüssels nicht alle Bereiche gleichzeitig betrifft.

Dies ist eine Verschlüsselung im Ruhezustand, keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Die Schlüssel liegen auf dem Server, damit die Anwendung – etwa für die Suche oder für KI-Agenten – mit den Inhalten arbeiten kann. Technisch ist der Betreiber daher in der Lage, Inhalte zu entschlüsseln. Der Transport zwischen App und Server erfolgt ausschließlich über HTTPS/TLS.

5. KI-Agenten und Websuche

DeepSeek (Sprachmodell)

LavaFlow-Agenten können das Sprachmodell von DeepSeek nutzen. Diese KI-Funktion ist optional und derzeit Teil des geschlossenen Tests (Closed Test). Nur wenn Sie die Funktion aktiv nutzen und zuvor ausdrücklich eingewilligt haben, werden die für die Antwort erforderlichen Inhalte an die DeepSeek-API (api.deepseek.com) übermittelt. Das umfasst:

• Ihre Nachricht sowie den bisherigen Gesprächsverlauf mit diesem Agenten (bzw. eine automatisch erzeugte Zusammenfassung älterer Teile)
• die Konfiguration des Agenten (Anweisungen, Persönlichkeit, hinterlegte Notizen zum Arbeitskontext)
• Ergebnisse von Werkzeugen, die der Agent in Ihrem Auftrag ausführt — je nach freigeschaltetem Werkzeugsatz können das Inhalte Ihrer Aufgaben, Erinnerungen, Notizen oder E-Mails sein

Kontodaten wie Ihre E-Mail-Adresse oder Ihr Passwort werden dabei nicht übermittelt. Der vollständige Nachrichtenverlauf verbleibt zusätzlich verschlüsselt in unserer Datenbank.

Übermittlung in das Festland China. DeepSeek ist ein Anbieter mit Sitz bzw. Datenverarbeitung in der Volksrepublik China. Die Nutzung der Funktion führt daher dazu, dass die oben genannten Inhalte in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union übertragen werden. Für diesen Transfer liegt derzeit keine Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission und sind keine bestätigten geeigneten Garantien (etwa Standardvertragsklauseln) dokumentiert.

Tavily (Websuche)

Agenten mit Websuche-Werkzeug übermitteln Ihre Suchanfrage an den Suchdienst Tavily, um aktuelle Informationen abzurufen. Übermittelt wird ausschließlich der Suchbegriff, den der Agent bildet — nicht der gesamte Gesprächsverlauf und keine Kontodaten. Ruft ein Agent eine Webadresse ab, wird diese Adresse serverseitig aufgerufen; die aufgerufene Website erfährt dabei die IP-Adresse unseres Servers, nicht Ihre.

6. E-Mail-Konten (IMAP/SMTP)

LavaFlow kann ein bestehendes E-Mail-Postfach einbinden. Diese Funktion ist optional und derzeit auf Administratoren beschränkt. Wenn Sie sie nutzen, verarbeiten wir:

• Zugangsdaten Ihres Postfachs (Server, Port, Benutzername, Passwort, E-Mail-Adresse, TLS-Einstellungen) — das Passwort wird mit einem eigenen AES-256-GCM-Schlüssel verschlüsselt gespeichert und niemals an die App zurückgegeben
• E-Mail-Inhalte, die beim Abruf angezeigt werden — Nachrichten werden bei jedem Aufruf direkt vom Postfach Ihres Anbieters geladen und nicht in unserer Datenbank gespeichert
• Bearbeitungsdaten: Sendevorgänge, Entwürfe und Verschiebungen erfolgen direkt in Ihrem Postfach beim jeweiligen Anbieter
• Benachrichtigungsstand: die höchste bereits benachrichtigte Nachrichtennummer sowie der Zeitpunkt der letzten Prüfung, damit neue E-Mails nur einmal eine Push-Benachrichtigung auslösen
• Einstellungen zur Bildanzeige und eine Liste von Ihnen als vertrauenswürdig markierter Absender

Zur Prüfung auf neue Nachrichten verbindet sich unser Server in regelmäßigen Abständen mit dem Postfach. Dabei werden Absender und Betreff neuer Nachrichten verarbeitet, um die Push-Benachrichtigung zu erzeugen. Beim Löschen des Kontos oder des Postfach-Eintrags werden die gespeicherten Zugangsdaten mitgelöscht; die E-Mails selbst verbleiben bei Ihrem E-Mail-Anbieter.

7. Push-Benachrichtigungen

Für Push-Benachrichtigungen (fällige Erinnerungen, neue Nachrichten, neue E-Mails) nutzen wir Firebase Cloud Messaging (FCM) von Google. Dazu speichern wir das FCM-Registrierungstoken Ihres Geräts sowie die Plattform (Android, iOS, Web).

Der Inhalt einer Benachrichtigung – etwa Titel und Notiz einer Erinnerung oder Absender und Betreff einer E-Mail – wird zur Zustellung an Google übermittelt. Push-Benachrichtigungen lassen sich in den Systemeinstellungen Ihres Geräts abschalten; nach einer Abmeldung oder Deinstallation wird das Token entfernt.

8. Analyse und Absturzberichte (nur Android)

Die Android-App kann Firebase Analytics und Firebase Crashlytics verwenden, um Abstürze zu erkennen und die Nutzung grundlegender Funktionen zu verstehen.

Diese Erfassung ist standardmäßig deaktiviert und wird erst aktiv, wenn Sie ihr in der App ausdrücklich zustimmen. Ohne Zustimmung werden weder Analyse-Ereignisse noch Absturzberichte übermittelt. Ihre Entscheidung können Sie jederzeit in den App-Einstellungen ändern.

Bei erteilter Zustimmung werden übermittelt: aufgerufene Bildschirmnamen, einzelne Funktionsereignisse, technische Absturzdaten (Gerätemodell, Betriebssystemversion, Fehlerprotokoll) sowie Ihre numerische Benutzerkennung. Klardaten wie Benutzername oder E-Mail-Adresse werden bewusst nicht an Analytics oder Crashlytics übergeben. Die Web-App verwendet keine Analyse- oder Absturzberichtsdienste.

9. Server-Logs und lokale Speicherung

Beim Zugriff auf unsere Server fallen technische Verbindungsdaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Endpunkt, Statuscode), die zur Auslieferung, zur Fehlersuche und zum Schutz vor Missbrauch verarbeitet werden. Zum Schutz vor automatisierten Angriffen setzen wir eine Anfragebegrenzung ein.

Die Web-App speichert im Browser (localStorage) ein Sitzungs-Token, damit Sie angemeldet bleiben. Das kurzlebige Zugriffstoken wird ausschließlich im Arbeitsspeicher gehalten. Wir setzen keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken. Beim Abmelden wird das gespeicherte Token entfernt. Diese Datenschutzseite selbst lädt keine externen Schriftarten, Skripte oder Zählpixel.

10. Empfänger und Drittanbieter

Einige dieser Anbieter verarbeiten Daten außerhalb der Europäischen Union. Für die Push-Zustellung und (mit Zustimmung) Analyse setzt LavaFlow Google ein, dessen Server sich überwiegend in den Vereinigten Staaten befinden. Für DeepSeek erfolgt die Verarbeitung in der Volksrepublik China. Für die Übermittlung in die Vereinigten Staaten stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Für den Transfer nach China gilt die Angabe in Abschnitt 5: Es liegt derzeit keine Angemessenheitsentscheidung vor und es sind keine bestätigten geeigneten Garantien dokumentiert; die DeepSeek-Funktion darf daher nur nach ausdrücklicher Einwilligung genutzt werden.

11. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) — Bereitstellung des Kontos und aller Kernfunktionen: Chats, Notizen, Aufgaben, Erinnerungen, KI-Agenten, E-Mail-Anbindung und die dafür erforderlichen Push-Benachrichtigungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) — Analyse und Absturzberichte in der Android-App. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) — Übermittlung von Inhalten und Kontext an DeepSeek (China) bei Nutzung der optionalen KI-Funktion. Die Einwilligung wird separat und ausdrücklich vor der ersten Übermittlung eingeholt und ist jederzeit für künftige Übermittlungen widerrufbar (siehe Abschnitt 5).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) — Server-Logs, Anfragebegrenzung und Abwehr von Missbrauch zur Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs.

12. Speicherdauer

• Konto- und Inhaltsdaten werden gespeichert, solange Ihr Konto besteht.
• Sprachnachrichten werden automatisch 30 Tage nach dem Hochladen gelöscht.
• Sitzungs-Token laufen automatisch ab; Zugriffstoken nach 15 Minuten, Anmelde-Token spätestens nach 30 Tagen.
• Geräte-Token für Push werden entfernt, sobald Google sie als ungültig meldet, etwa nach Deinstallation der App.
• E-Mail-Inhalte werden von uns nicht dauerhaft gespeichert; maßgeblich sind die Aufbewahrungseinstellungen Ihres E-Mail-Anbieters.
• Server-Logs werden grundsätzlich bis zu 30 Tage aufbewahrt; länger nur bei konkreten Sicherheitsvorfällen oder wenn gesetzliche Pflichten dies erfordern.

13. Ihre Rechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse. Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder des mutmaßlichen Verstoßes.

14. Konto löschen

Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen. Dabei werden Ihre Notizen, Aufgaben, Erinnerungen, Agenten, eingebundenen E-Mail-Konten samt verschlüsselter Zugangsdaten, Geräte-Token und Sitzungen dauerhaft entfernt.

Nachrichten, die Sie in gemeinsam genutzten Chaträumen hinterlassen haben, bleiben für die übrigen Teilnehmer erhalten, werden aber von Ihrem Konto getrennt (anonymisiert). Ihr Benutzername bleibt dauerhaft gesperrt, damit er nicht von anderen übernommen werden kann. Sind Sie noch Eigentümer einer Organisation, müssen Sie diese zuvor übertragen oder löschen.

Eine Löschung ist über die App möglich oder formlos per Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

15. Kinder

LavaFlow richtet sich nicht an Kinder. Ein Konto sollte nur anlegen, wer mindestens 16 Jahre alt ist oder die Zustimmung der Erziehungsberechtigten hat. Werden wir darauf aufmerksam, dass ein Konto entgegen dieser Vorgabe angelegt wurde, löschen wir es.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Funktionen von LavaFlow oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Datum oben zeigt den aktuellen Stand.

17. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter info@lavaflow.eu.