Política de Privacidade

1. Responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento dos dados, na aceção do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), é:

Mike Quade
Rua do Sobreirinho, Graça
3270-022, Portugal
E-mail: info@lavaflow.eu

Não foi designado um encarregado da proteção de dados, uma vez que não se verificam os pressupostos legais para tal. As questões relativas à privacidade devem ser dirigidas ao endereço indicado acima.

2. Visão geral

O LavaFlow é uma aplicação de produtividade com conversas de equipa, notas, tarefas, lembretes e agentes de IA. A sua utilização exige uma conta de utilizador. O armazenamento e o tratamento primários dos seus dados ocorrem em servidores da Hetzner Online GmbH, na Alemanha. Algumas funcionalidades transmitem dados a serviços externos, conforme descrito abaixo (em particular a funcionalidade de IA opcional à DeepSeek, na China — ver secção 5).

Não vendemos dados pessoais, não utilizamos redes publicitárias nem cookies de rastreio para fins publicitários.

3. Dados da conta

Para o registo e a autenticação tratamos:

• Nome de utilizador e nome a apresentar
• Endereço de e-mail — para confirmação da conta e contacto
• Palavra-passe — guardada exclusivamente como hash bcrypt; nunca temos acesso à palavra-passe em texto simples
• Preferência de idioma e, opcionalmente, fotografia de perfil e descrição do perfil
• Perfil de acesso (p. ex. administrador, cliente) e data da última atividade

No registo enviamos uma mensagem de confirmação para o endereço indicado. A conta só fica utilizável depois de esse endereço ser confirmado.

4. Conteúdos: conversas, notas, tarefas, lembretes

Todos os conteúdos que cria no LavaFlow são guardados no nosso servidor, para que fiquem disponíveis em todos os seus dispositivos:

• Mensagens de conversa em salas, mensagens diretas e conversas com agentes, incluindo reações, anexos, imagens e mensagens de voz
• Notas com texto e imagens carregadas
• Tarefas com projetos, comentários, dependências e ficheiros anexados
• Lembretes com data de vencimento, repetição e texto da nota
• Organizações e as suas participações nelas

Cifragem em repouso

Os conteúdos de conversas, notas, tarefas e lembretes são guardados cifrados no servidor com AES-256-GCM. Cada área utiliza uma chave própria, para que a exposição de uma chave não afete todas as áreas em simultâneo.

Trata-se de cifragem em repouso e não de cifragem ponto a ponto: as chaves estão no servidor, para que a aplicação possa trabalhar com os conteúdos — por exemplo na pesquisa ou nos agentes de IA. Tecnicamente, o operador tem, portanto, a possibilidade de decifrar os conteúdos. A transmissão entre a aplicação e o servidor é feita sempre por HTTPS/TLS.

5. Agentes de IA e pesquisa na web

DeepSeek (modelo de linguagem)

Os agentes do LavaFlow podem utilizar o modelo de linguagem da DeepSeek. Esta funcionalidade de IA é opcional e, atualmente, parte do teste fechado (Closed Test). Apenas se utilizar ativamente a funcionalidade e tiver dado previamente o seu consentimento expresso é que os conteúdos necessários à resposta são transmitidos à API da DeepSeek (api.deepseek.com). Isto inclui:

• a sua mensagem e o histórico da conversa com esse agente (ou um resumo gerado automaticamente das partes mais antigas)
• a configuração do agente (instruções, personalidade, notas guardadas sobre o contexto de trabalho)
• os resultados das ferramentas que o agente executa em seu nome — consoante o conjunto de ferramentas ativado, podem incluir conteúdos das suas tarefas, lembretes, notas ou mensagens de e-mail

Dados da conta, como o endereço de e-mail ou a palavra-passe, não são transmitidos. O histórico completo das mensagens permanece adicionalmente cifrado na nossa base de dados.

Transferência para a China continental. A DeepSeek é um fornecedor sediado e com tratamento de dados na República Popular da China. A utilização da funcionalidade faz, por isso, com que os conteúdos referidos acima sejam transferidos para um país terceiro fora da União Europeia. Para esta transferência não existe atualmente decisão de adequação da Comissão Europeia nem estão documentadas garantias adequadas confirmadas (como as Cláusulas Contratuais-Tipo).

Tavily (pesquisa na web)

Os agentes com a ferramenta de pesquisa na web enviam a sua consulta ao serviço de pesquisa Tavily, a fim de obter informação atualizada. É transmitido apenas o termo de pesquisa formulado pelo agente — não a conversa completa nem dados da conta. Se um agente abrir um endereço web, esse endereço é acedido a partir do nosso servidor; o site em causa vê o endereço IP do nosso servidor e não o seu.

6. Contas de e-mail (IMAP/SMTP)

O LavaFlow pode ligar-se a uma caixa de correio existente. Esta funcionalidade é opcional e está atualmente limitada a administradores. Se a utilizar, tratamos:

• Credenciais da sua caixa de correio (servidor, porta, nome de utilizador, palavra-passe, endereço de e-mail, definições de TLS) — a palavra-passe é guardada cifrada com uma chave AES-256-GCM própria e nunca é devolvida à aplicação
• Conteúdo das mensagens apresentado ao abri-las — as mensagens são obtidas diretamente da caixa de correio do seu fornecedor a cada consulta e não são guardadas na nossa base de dados
• Ações que executa: envio, rascunhos e movimentação de mensagens ocorrem diretamente na sua caixa de correio, junto do seu fornecedor
• Estado das notificações: o número da última mensagem já notificada e a data da última verificação, para que uma nova mensagem gere apenas uma notificação
• Definições de apresentação de imagens e a lista de remetentes que marcou como fiáveis

Para verificar a existência de novas mensagens, o nosso servidor liga-se periodicamente à caixa de correio. Nesse processo são tratados o remetente e o assunto das novas mensagens, a fim de compor a notificação push. Ao eliminar a conta ou o registo da caixa de correio, as credenciais guardadas são eliminadas; as mensagens permanecem no seu fornecedor de e-mail.

7. Notificações push

Para as notificações push (lembretes vencidos, novas mensagens, novos e-mails) utilizamos o Firebase Cloud Messaging (FCM) da Google. Para tal, guardamos o token de registo FCM do seu dispositivo e a plataforma (Android, iOS, web).

O conteúdo de uma notificação — por exemplo o título e a nota de um lembrete, ou o remetente e o assunto de um e-mail — é transmitido à Google para efeitos de entrega. Pode desativar as notificações push nas definições do dispositivo; o token é removido ao terminar sessão ou ao desinstalar a aplicação.

8. Análise e relatórios de falhas (apenas Android)

A aplicação Android pode utilizar o Firebase Analytics e o Firebase Crashlytics para detetar falhas e compreender a utilização das funcionalidades básicas.

Esta recolha está desativada por predefinição e só é ativada se der o seu consentimento expresso na aplicação. Sem consentimento não são transmitidos eventos de análise nem relatórios de falhas. Pode alterar a sua decisão a qualquer momento nas definições.

Com o consentimento dado são transmitidos: nomes dos ecrãs abertos, eventos de funcionalidades, dados técnicos das falhas (modelo do dispositivo, versão do sistema operativo, registo de erro) e o seu identificador numérico de utilizador. Dados em texto simples, como o nome de utilizador ou o endereço de e-mail, não são deliberadamente entregues ao Analytics nem ao Crashlytics. A aplicação web não utiliza serviços de análise ou de relatórios de falhas.

9. Registos do servidor e armazenamento local

No acesso aos nossos servidores são gerados dados técnicos de ligação (endereço IP, data e hora, ponto de acesso invocado, código de estado), tratados para a prestação do serviço, para a deteção de erros e para a proteção contra utilização abusiva. Aplicamos uma limitação de pedidos como proteção contra ataques automatizados.

A aplicação web guarda no navegador (localStorage) um token de sessão, para o manter com sessão iniciada. O token de acesso, de curta duração, é mantido apenas em memória. Não utilizamos cookies para fins de análise ou publicidade. Ao terminar sessão, o token guardado é removido. Esta página de privacidade não carrega tipos de letra, scripts ou pixels de rastreio externos.

10. Destinatários e terceiros

Alguns destes fornecedores tratam dados fora da União Europeia. Para a entrega de notificações push e (com consentimento) para análise, o LavaFlow utiliza a Google, cujos servidores se localizam predominantemente nos Estados Unidos. No caso da DeepSeek, o tratamento ocorre na República Popular da China. Para as transferências para os Estados Unidos apoiamo-nos nas Cláusulas Contratuais-Tipo da Comissão Europeia. Para a transferência para a China aplica-se o indicado na secção 5: não existe atualmente decisão de adequação nem estão documentadas garantias adequadas confirmadas; a funcionalidade DeepSeek só pode, por isso, ser utilizada após consentimento expresso.

11. Fundamentos jurídicos

• Artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD (execução de contrato) — disponibilização da conta e de todas as funcionalidades essenciais: conversas, notas, tarefas, lembretes, agentes de IA, integração de e-mail e as notificações push necessárias para o efeito.
• Artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD (consentimento) — análise e relatórios de falhas na aplicação Android. O consentimento pode ser retirado a qualquer momento, com efeitos para o futuro.
• Artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD (consentimento) — transmissão de conteúdos e contexto à DeepSeek (China) ao utilizar a funcionalidade de IA opcional. O consentimento é solicitado separada e expressamente antes da primeira transmissão e pode ser retirado a qualquer momento para transmissões futuras (ver secção 5).
• Artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD (interesse legítimo) — registos do servidor, limitação de pedidos e prevenção de abusos, para assegurar um funcionamento estável e seguro.

12. Prazos de conservação

• Dados da conta e conteúdos são conservados enquanto a conta existir.
• Mensagens de voz são eliminadas automaticamente 30 dias após o carregamento.
• Tokens de sessão expiram automaticamente: os de acesso ao fim de 15 minutos, os de autenticação no máximo ao fim de 30 dias.
• Tokens de dispositivo para push são removidos assim que a Google os assinala como inválidos, por exemplo após a desinstalação da aplicação.
• Conteúdo de e-mail não é conservado por nós de forma permanente; aplicam-se as definições de conservação do seu fornecedor de e-mail.
• Registos do servidor são conservados, em regra, até 30 dias; por mais tempo apenas em caso de incidente de segurança concreto ou quando uma obrigação legal o exigir.

13. Os seus direitos

Ao abrigo do RGPD, assistem-lhe os seguintes direitos:

• Acesso aos dados que lhe dizem respeito (artigo 15.º)
• Retificação de dados inexatos (artigo 16.º)
• Apagamento dos seus dados (artigo 17.º)
• Limitação do tratamento (artigo 18.º)
• Portabilidade dos dados (artigo 20.º)
• Oposição a tratamentos baseados em interesses legítimos (artigo 21.º)
• Retirada do consentimento, com efeitos para o futuro (artigo 7.º, n.º 3)

Para exercer estes direitos basta enviar uma mensagem para o endereço indicado na secção 1. Independentemente disso, tem o direito de apresentar reclamação junto de uma autoridade de controlo, nomeadamente no Estado-Membro da sua residência ou da alegada infração. Em Portugal, a autoridade competente é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

14. Eliminar a conta

Pode eliminar a sua conta a qualquer momento. São então removidos definitivamente as suas notas, tarefas, lembretes, agentes, contas de e-mail ligadas (incluindo as credenciais cifradas), tokens de dispositivo e sessões.

As mensagens que deixou em salas de conversa partilhadas permanecem visíveis para os restantes participantes, mas são desassociadas da sua conta (anonimizadas). O seu nome de utilizador fica permanentemente reservado, para que não possa ser adotado por outra pessoa. Se ainda for proprietário de uma organização, tem de a transferir ou eliminar previamente.

A eliminação pode ser feita na aplicação ou, de forma simples, por mensagem para o endereço indicado na secção 1.

15. Crianças

O LavaFlow não se dirige a crianças. Só deve criar uma conta quem tenha, pelo menos, 16 anos ou o consentimento dos representantes legais. Se tivermos conhecimento de que foi criada uma conta em desrespeito desta regra, iremos eliminá-la.

16. Alterações a esta política

Atualizamos esta política de privacidade sempre que as funcionalidades do LavaFlow ou os requisitos legais se alterem. Aplica-se a versão publicada nesta página; a data no topo indica o estado atual.

17. Contacto

Para questões sobre privacidade ou para exercer os seus direitos, contacte-nos através de info@lavaflow.eu.